Hast du einfach eine lange ToDo-Liste oder sortierst du sie nach Prioritäten?
Eine ToDo-Liste gibt uns das Gefühl, alles irgendwie noch im Griff zu haben. Wir können die einzelnen Punkte ja nicht vergessen, weil es sicher auf der Liste "geparkt" sind.
So die Theorie. In der Praxis erzählen mir meine Klienten immer wieder, dass sie zwar mit ToDo-Listen arbeiten, dass die aber so durcheinander oder so lang sind, dass sie gar keinen Überblick mehr drüber haben.
Ich empfehle immer, die Punkte auf der Liste zu priorisieren. Das ist wichtig für den Überblick und die strukturierte Abarbeitung der Punkte - genau, darum geht es schließlich, die Liste soll ja kürzer werden. 😉
Aber auch beim Priorisieren werden häufig diese zwei Fehler gemacht:
💥Die Prioritäten werden nicht nach klaren Regeln vergeben.
Damit besteht die Gefahr, dass die Priorisierung, die du heute wählst, morgen nicht mehr passt. Dann fängst du an, neu zu priorisieren, verbringen mehr Zeit mit der Pflege deiner Liste als mit der Abarbeitung. Oder du arbeitest Punkte ab und hast trotzdem noch einen inneren Stress, weil ein anderer wichtiger Punkt offengeblieben ist.
💥Zu viele ToDo‘s werden mit oberster Priorität versehen.
Damit geht die Funktion der Priorisierung völlig verloren, weil wir uns mit der Liste der hohen Prioritäten genau so abstrampeln wie vorher mit der Gesamtliste. Nur haben wir das Ganze noch mit viel mehr innerem Druck versehen. Manche Menschen fühlen sich dann besonders „wichtig“ oder „gebraucht“, sie haben es ja sogar schwarz auf weiß. Da ist aber nicht das Ziel, das Ziel ist, dich zu entlasten.
Daher meine Tipps:
💫 Führe nur 1 ToDo-Liste, nicht eine in Outlook, eine im Handy und einen ToDo-Papier-Stapel auf dem Schreibtisch.
💫 Priorisiere nach klaren Regeln. Und sei streng dabei! Nur sehr wenige ToDo's sollten höchste Priorität haben.
💫 Überleg dir ein klares und vor allem realistisches System für die Abarbeitung der ToDo's.
Bei der Abarbeitung der ToDo's solltest du natürlich nach den Prioritäten vorgehen.
🔰 Ich empfehle, sich maximal 3 Pflicht-ToDo's für den Tag zu wählen und mit denen gleich morgens zu starten. Ohne Ablenkung, die Punkte habe gerade Priorität.
🔰 Und dann: freu dich, sei stolz und belohn dich auch mal! Da sind grad 3 super wichtige Punkte von der Liste verschwunden.
🔰 Den Rest des Tages gehst du locker an, bearbeitest E-Mails und wenn noch Zeit ist, gehst du weitere Punkte auf der ToDo-Liste an. Aber jetzt nicht nach höchster Priorität, sondern worauf du Lust hast. Du hast deine Pflicht ja schon erfüllt, da darf jetzt auch mal der Spaß im Vordergrund stehen!